Das Projekt „Online-Personal-Services“ besteht aus den drei Digitalisierungsprojekten Dienstreisemanagement, Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung. Die bisherigen Verfahren und Abläufe der oben genannten Teilbereiche sollen vereinfacht und serviceorientiert gestaltet werden, was eine Erleichterung für alle Mitarbeitenden bedeutet. Ziel ist die digitale Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen einzuführen sowie die Ablösung der gedruckten Urlaubskarte und die digitale Erfassung der Arbeitszeit.
Zur Umsetzung sind verschiedene administrative Schritte notwendig um alle Beschäftigten mit ihren jeweiligen Rollen in das System einbinden zu können. So müssen z.B. für alle Beschäftigten Zugangsberechtigungen (Uni-Account) im System hinterlegt, die Vorgesetzten geklärt und angelegt, bei Teilzeitkräften die Arbeitstage gespeichert werden, etc.
Unsere nächsten Schritte:
- Bis Ende 2023: Anbindung der ZUV und des RZ an die digitalisierte Abwesenheitsverwaltung
- Bis Ende 2023: Kontaktaufnahme mit der Fakultät für Biologie (Pilotfakultät)
- Erarbeitung der Sollprozesse für die Digitalisierung Dienstreisemanagement
- Unser “Bindannmalweg”-Team wird bis spätestens Ende des nächsten Jahres (2024) nach und nach mit allen Einrichtungen in Kontakt treten, um die notwendigen Daten zu erheben.
Kontakt:
Allgemeine Anfragen: bindannmalweg@zv.uni-freiburg.de
Projektleitung:
Claudia Bechtold – Dezernat 1, Controlling und Informationsmanagement (D1.2)
claudia.bechtold@zv.uni-freiburg.de
Fachliche Leitung – Teilprojekt Digitalisierung Dienstreisemanagement
Ulrike Kulse – Dezernat 3, Abteilungsleiterin Personalservice für Beamte, Reise- und Umzugskosten (D3.1)
ulrike.kulse@zv.uni-freiburg.de
Fachliche Leitung – Teilprojekte Digitalisierung Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung:
Harald Schindler – Dezernat 3, Abteilungsleiter Personalservices für Wissenschaftliche Hilfskräfte (D3.3)
harald.schindler@zv.uni-freiburg.de
Digitalisierung Dienstreisemanagement
Bevor Universitätsangehörige eine Dienstreise antreten können, müssen Genehmigungs-, Zustimmungs- und weitere Abstimmungsprozeduren (beispielsweise zur Vergabe einer Reisenummer und zur Mittelbindung) ablaufen, in die üblicherweise die/der Reisende, Verantwortliche dezentraler Einrichtungen und die zentrale Reisekostenstelle involviert sind. Das Projekt zielt darauf ab, diese Verfahrensschritte zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem das derzeit übliche Papier- oder PDF-Formular durch eine Online-Lösung ersetzt wird. Die für Genehmigung und Zustimmung zuständigen Personen werden per E-Mail über das Vorliegen eines Dienstreiseantrags informiert und erteilen die Genehmigung bzw. die Zustimmung ebenfalls online. Die/der Reisende wird abschließend per E-Mail über die Genehmigung in Kenntnis gesetzt. Die Online-Beantragung von Dienstreisen wird nach und nach für die unterschiedlichen Fallkonstellationen (beispielsweise Dienstreisen ohne und mit Kostenerstattung) eingeführt, wobei die Dienstreisen ohne Kostenerstattung den Einstieg darstellen. Zudem wird die Online-Beantragung zweisprachig (dt./engl.) möglich sein.
Digitalisierung Abwesenheitsverwaltung
Die Online-Abwesenheitsverwaltung ersetzt die Urlaubskarte. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, ihre Urlaubsanträge online einzugeben und diese der/dem Vorgesetzten auf elektronischem Weg zur Genehmigung zukommen zu lassen. Eine automatisch verschickte E-Mail informiert über Genehmigung oder Ablehnung. Die Online-Oberfläche ermöglicht den Beschäftigten eine stets aktuelle Übersicht des automatisiert berechneten Urlaubsanspruchs sowie der genehmigten und der verbleibenden Urlaubstage. Über die gleiche Oberfläche können auch Anträge auf Freizeitausgleich beantragt werden. Für Vorgesetzte wird über die Online-Oberfläche ein aktueller Überblick über An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich sein.
Dieses Dokument zeigt Eindrücke, wie die digitale Abwesenheitsverwaltung aussehen wird.
Digitalisierung Zeiterfassung
Beschäftigte in der Zentralen Universitätsverwaltung, in den zentralen Einheiten Universitätsbibliothek und Rechenzentrum sowie in einzelnen anderen Instituten praktizieren schon jetzt das Gleitzeitmodell mit einer elektronischen Zeiterfassung über die Uni-Card. Aus zwei Gründen besteht hier Verbesserungsbedarf: Zum einen ist die Verwaltung der Zeiterfassung (z.B. Korrekturen oder das Erfassen von Nachträgen) nicht nur sehr aufwendig für die zuständigen Stellen, durch die Notwendigkeit zahlreicher Erfassungs-Terminals ist das Verfahren zudem auch kostspielig. Zum anderen wird es auf der Grundlage der aktuellen Rechtsprechung erforderlich, für alle Beschäftigten eine Zeiterfassung einzuführen. Das Projekt hat das Ziel, ein bedienerfreundliches und einfaches Zeiterfassungssystem einzuführen.
