Eine Veranstaltung am 19. Juni von Connected Services
Demographischer Wandel, Fachkräftemangel, Digitalisierung, Überlast – die Liste der Themen, die die aktuelle Situation in den Verwaltungsbereichen der Universität beschreiben, ließe sich mühelos fortsetzen. Die Verwaltung ist im Wandel, und es stellt sich einmal mehr die Frage, wie wir damit umgehen.
Viele haben den Eindruck, Getriebene einer Entwicklung zu sein, die über sie hinwegrollt und die sie nicht beeinflussen können. Die Reaktionen schwanken zwischen Widerstand, dem Gefühl von Überforderung bis zu Demotivation und innerer Kündigung. Andere versuchen, den Wandel aktiv zu gestalten, scheitern aber oft an unzureichenden organisatorischen Rahmenbedingungen, ohne deren Anpassung Veränderungen nicht funktionieren.
Die Connected Services Veranstaltung Einblicke und Ausblicke 2023, die am 19. Juni stattfand, stand unter dem Motto: „Wie wollen wir arbeiten? Perspektiven für eine Verwaltung der Zukunft“. Diese Veranstaltung sollte zuallererst ein Forum für den Austausch sein – ein Forum, neue Ideen zu entwickeln und deren Umsetzung auf den Weg zu bringen; ein Forum aber auch, um von anderen zu lernen und sich Impulse für das eigene Handeln zu holen.
Folgende Programmpunkte wurden angeboten:
| Wann | Wo | Thema |
| 9.00 | Aula | Begrüßung durch die Kanzlerin, Frau Leib |
| 9.10 | Aula | Vorstellung der Agenda und kurze Einführung |
| 9.20 | Aula | Veränderungen gestalten und Zusammenarbeit fördern: Die Connected Services Projekte |
| 9.45 | Aula | Wie wollen wir arbeiten? Input durch: – Christen Merkle, Inhaber der Firma AHP Merkle, Führung – einmal anders |
| 10.25 | Prometheushalle | Kaffeepause |
| 10.40 | Aula | Wie wollen wir arbeiten? Input durch: – Dr. Jan Tamm, Kanzler der Universität Rostock: Agile Verwaltung am Beispiel der Uni Rostock – Die Kanzlerin, Frau Leib, und die Prorektorin für Universitätskultur, Frau Prof. Dr. Paletschek, im Gespräch zum Thema: „Organisationskultur und Kulturwandel“ |
| 12.00 | Prometheushalle | Kreative Mittagspause: – Neue Kommunikationswerkzeuge – Prozess-Management |
| 13.00 | Breisacher Tor, Raum 201 | Workshop 1: Internationalisierung im wissenschaftsunterstützenden Bereich Leitung: Olga Avila |
| 13.00 | Breisacher Tor, Raum 205 | Workshop 2: Ausbildung an der Universität Freiburg Leitung: Dr. Helmut Waller |
| 13.00 | Breisacher Tor, Raum 206 | Workshop 3: Neue Arbeitsformen Leitung: Dr. Verena Eichel |
| 13.00 | Breisacher Tor, Raum 207 | Workshop 4: “Gute Führung” an der Universität Freiburg – was bedeutet das? Leitung: Tanja Trötschel |
| 15.00 | Aula | Zusammenfassung und Ausblick (Connected Services und die Kanzlerin) |
Am Vormittag, in der Aula, haben wir uns mit den sowohl individuellen als auch organisationalen Voraussetzungen beschäftigt, die gegeben sein müssen, damit Veränderungen nicht zur Sackgasse werden oder im Sand verlaufen. Hierbei standen Themen der Organisationskultur wie z.B. Zusammenarbeit oder Führung, aber auch die Handlungsmöglichkeiten der einzelnen Beschäftigten im Zentrum. Die von Connected Services angestoßenen bzw. moderierten Projekte sind auch immer der Versuch, die Zusammenarbeit zu intensivieren und Arbeitsprozesse zu verbessern, anders ausgedrückt: Veränderungen, die allen zugutekommen, in kleinen Schritten zu bewirken. Deshalb stand am Anfang des Plenums ein kurzer Überblick über die laufenden und geplanten Connected Services Projekte. Danach wurde durch zwei Impulsvorträge Externer dargestellt, wie andere Organisationen auf die oben genannten großen Herausforderungen reagieren. Der Inhaber der Firma AHP-Merkle in Gottenheim, Christen Merkle, gab einen Praxis-Einblick, wie eine Organisation ohne klassische Hierarchien gut funktioniert; der Kanzler der Universität Rostock, Herr Dr. Tamm, berichtete darüber, was es heißt, eine Universitätsverwaltung zu einer agilen Organisation zu machen. Und wir haben uns auch mit unserer eigenen Situation befasst: Brauchen wir an der Universität einen Kulturwandel? Und wenn ja, wie kann dieser gelingen? Dazu gab es ein moderiertes Gespräch mit unserer Kanzlerin, Frau Leib.
Die Mittagspause wurde, wie schon bei der Themenwoche im letzten Jahr, wieder „kreativ“ gestaltet: Dieses Mal standen Werkzeuge und Methoden im Zentrum, die uns dabei unterstützen, neue Arbeitsformen erfolgreich zu praktizieren. Für das leibliche Wohl war natürlich gesorgt, so dass bei aller Kreativität der Pausencharakter nicht verloren ging.
Am Nachmittag wurden in vier Workshops beispielhaft Themen aufgegriffen, die zukünftig die Verwaltung in ganz unterschiedlicher Weise betreffen; gleichzeitig wollten wir diese Workshops aber auch dafür nutzen, die am Vormittag diskutieren Rahmenbedingungen auszuprobieren und in konkrete Projekten zu überführen.
Dass nachhaltige Veränderungen nicht an einem Tag erreicht werden konnten, war klar. Deshalb war und ist unser Ziel, dass die Diskussionen am 19. Juni den Auftakt für eine Reihe von Projekten bilden, die von Connected Services koordiniert und von den verantwortlichen Fachabteilungen geleitet werden.
Bei allen, die am 19. Juni aktiv mitgearbeitet haben, möchten wir uns ganz herzlich bedanken. Informationen über die weitere Entwicklung zu den diskutierten Themen finden Sie in unserer Share-Gruppe im Intranet (Share-Gruppe Connected Services).
Bei Fragen wenden Sie sich gerne jederzeit an: connected-services@zv.uni-freiburg.de
Wir freuen uns auf einen anregenden und inspirierenden Tag, Ihre aktive Teilnahme und Ihre Anmeldung zu einem der Workshops! Bei Fragen wenden Sie sich gerne jederzeit an:
